Functies
Alle functies. Eén werkstroom.
Elke module lost een concreet probleem op en geeft zijn werk door aan de volgende stap. Zo verdwijnt dubbel typwerk uit je bedrijf.
Vergelijking
Wat er per stap verandert.
Links hoe een opdracht loopt als papier, mail en losse appjes het werk doen, en wat daar in de praktijk misgaat. Rechts dezelfde stap in Solven. De homepage vat die weg samen in zeven stappen; dit is dezelfde weg, uitgeklapt tot waar hij werkelijk van toestand verandert — inclusief wat er ná de factuur nog gebeurt.
| Stap | Met papier en mail | Met Solven |
|---|---|---|
| Binnenkomst | ||
| Aanvraag | Telefoon, mail en appje komen op drie plekken binnen. Gaat mis: Een aanvraag die op een briefje bij één persoon ligt, wordt pas gemist als de klant belt waarom er niemand is geweest. | Eén overzicht, met de klant, het werkadres, hoe dringend het is en of er al een uitvoerder op staat. |
| Opname inplannen | Heen en weer bellen over een moment dat allebei schikt. Gaat mis: Niemand thuis bij aankomst: de rit is gereden, het uur is weg en de afspraak moet opnieuw. | De opname krijgt een datum en een uitvoerder. Verschuift de afspraak, dan gaat er bericht naar de klant — vanaf het planbord en vanaf dispatch hetzelfde bericht. |
| Opname op locatie | Maten en typenummers op een blocnote, foto’s in de camerarol. Gaat mis: Wat niet is opgeschreven, blijkt op de dag van uitvoering — en dan staat de monteur er met het verkeerde materiaal. | Een formulier met de vragen van het eigen vak — veertien branches hebben hun eigen set — en een fotoplicht die kantoor per opname instelt. |
| Aanbieden | ||
| Offerte | De opname wordt ’s avonds overgetypt in Word of Excel. Gaat mis: De offerte blijft liggen tot de opname niet meer vers is, en wat er op locatie besproken is wordt een herinnering. | Wat de opname opleverde kan als offerteregel mee. Arbeid en materiaal per regel, met aantal, stukprijs en btw. |
| Bij de klant | Verstuurd als bijlage, en dan wachten. Gaat mis: Je belt achter een offerte aan die de klant niet eens heeft geopend — of die allang bij iemand anders lag. | De offerte staat achter een eigen link. Je ziet wanneer hij geopend is, en wanneer hij verloopt. |
| Akkoord of afwijzing | Een ja in een mail of aan de telefoon. Gaat mis: Bij een meningsverschil staat jouw woord tegenover dat van de klant, en het meerwerk is niet te onderbouwen. | De klant tekent digitaal of wijst af met reden. Wat hij zag en wanneer hij tekende, staat in het auditlogboek. |
| Uitvoeren | ||
| Planning | Een whiteboard of een tabblad, en losse appjes voor wie je inhuurt. Gaat mis: Twee opdrachten op dezelfde monteur op hetzelfde moment; er wordt een klant afgebeld op de ochtend zelf. | Eén overzicht voor allebei, met de uitvoerder bij de opdracht en bewaking op dubbele bezetting. |
| Onderweg | Kantoor belt de monteur om te vragen waar hij is. Gaat mis: Kantoor kan de klant niet zeggen of er nog iemand komt, terwijl die er een dagdeel voor heeft vrijgehouden. | De bon staat op onderweg. Kantoor ziet dat de rit loopt zonder ervoor te bellen. |
| Op de klus | Een papieren bon, ingevuld tussen het werk door. Gaat mis: Uren en materiaal worden ’s avonds uit het hoofd gereconstrueerd, en bij twijfel naar beneden afgerond. | Uren, materiaal, foto’s en meerwerk op de telefoon. Zonder bereik gaan foto’s en materiaal in een wachtrij; ze gaan mee zodra er weer verbinding is. |
| Oplevering | Een krabbel op de bon, als er iemand is om te tekenen. Gaat mis: Is er niemand, dan gebeurt er niets — en achteraf gaat de discussie over de vraag óf er is opgeleverd zoals afgesproken. | Handtekening op locatie. Is er niemand, dan legt kantoor vast waaróm er niet getekend is, met naam en tijdstip erbij. |
| Controle op kantoor | De bon wordt overgetypt; bij wat onleesbaar is wordt gegokt. Gaat mis: Meerwerk dat niemand opschreef, komt niet op de factuur. Dat is werk dat is gedaan en niet is betaald. | De bon gaat eerst op gecontroleerd. Dat is de stap waar de factuur uit ontstaat, en zonder die stap ontstaat hij niet. |
| Geld | ||
| Factuur | De factuur gaat eruit als er tijd voor is. Gaat mis: Hoe later de factuur, hoe later het geld — en hoe vaker de klant eerst wil weten waar het bedrag vandaan komt. | Klaar zodra de bon gecontroleerd is, uit de geboekte uren en het gebruikte materiaal — niet uit de schatting van de offerte. |
| Betaling | De bankrekening en een lijstje dat iemand bijhoudt. Gaat mis: Een factuur die vervalt zonder dat iemand het ziet; herinneren begint pas als het opvalt. | Per factuur het totaal, wat er betaald is, deelbetalingen en de vervaldatum, met herinneringen die vanzelf gaan. |
| Onkosten | Bonnetjes in het dashboardkastje tot de aangifte. Gaat mis: Een bon die vervaagt of kwijtraakt, is een kostenpost die niet meer te onderbouwen is. | De monteur fotografeert de bon, kantoor keurt goed of af, en wat is goedgekeurd gaat mee in de export. |
| De ingehuurde partij betalen | Zijn factuur komt los binnen en wordt naast de klus gelegd. Gaat mis: Er wordt betaald zonder dat iemand ernaast heeft gelegd wat er op die opdracht werkelijk is gedaan. | Zijn factuur hangt aan zijn eigen opdrachten. Kantoor beoordeelt hem daar, en betaalt uit in een batch. |
| Wat daarna nog komt | ||
| Het dossier van de installatie | Wat er vorig jaar is vervangen, zit in het hoofd van de monteur die er toen was. Gaat mis: Die monteur werkt er niet meer, en de volgende begint bij de installatie opnieuw bij nul. | Per installatie bij de klant een logboek dat alleen aangroeit: wat er veranderde, wanneer, en door wie. |
| Terugkerend werk | Een aantekening in de agenda, of helemaal niets. Gaat mis: Onderhoud dat een ronde overslaat, merk je pas bij de storing die eruit volgt. | Onderhoudscontracten en terugkerende werkbonnen komen vanzelf op de planning. |
| Factureren van een contract | Elke maand of elk kwartaal dezelfde factuur opnieuw opmaken, uit een lijstje of uit het hoofd. Gaat mis: Dat een periode is overgeslagen, valt niemand op: er ontbreekt geen opdracht, alleen omzet die niet gefactureerd is. | Het contract ligt één keer vast — per maand, kwartaal of jaar — en elke periode staat de conceptfactuur klaar; een overgeslagen periode en een verlopen contract worden gemeld. |
De linkerkolom beschrijft werken met papier, mail en WhatsApp naast elkaar — geen ander pakket. De rechterkolom beschrijft wat er in het product staat; wat er niet in staat, staat hier ook niet.
De keten
Van aanvraag tot factuur
Wat er bij de klant ontstaat en wat er onderweg mee moet, in de volgorde van het werk.
CRM & klantbeheer
Zonder Solven: Klantinformatie verspreid over mail, Excel en hoofden.
Eén klantdossier met locaties, contactpersonen, documenten, notities en de volledige historie van offertes tot facturen.
- Meerdere locaties per klant
- Documenten & notities centraal
- Tijdlijn van elke interactie
Opname & offertes
Opnames op papier, offertes die dagen blijven liggen.
Digitale opname met foto’s en checklists, offertes uit sjablonen en digitale goedkeuring door de klant via het portaal.
- Offerte-sjablonen
- Digitale handtekening
- Automatische opvolging van open offertes
Planning & dispatch
Plannen in Excel of op een whiteboard, zonder overzicht.
Een planbord met capaciteit, beschikbaarheid en conflictbewaking; ongeplande opdrachten staan automatisch in de backlog.
- Slepen & plannen per monteur
- Capaciteits- en conflictbewaking
- Terugkerende werkorders
Monteur-app
Papieren bonnen die kwijtraken en ’s avonds overgetypt moeten worden.
De monteur ziet z’n dagplanning, klokt uren, registreert materiaal, maakt foto’s en laat de klant digitaal tekenen, op de telefoon. Valt het bereik weg, dan gaan foto’s, materiaal en de handtekening in een wachtrij.
- Foto’s en materiaal ook zonder bereik
- Foto-eisen per opdrachttype
- Handtekening op locatie of uitzondering met reden
Werkbon
Een werkbon die niet vraagt wat jouw vak wil weten.
Eigen velden en snelteksten, storing, oorzaak en oplossing uit je eigen lijst, en vooraf zichtbaar wat er af moet voordat de monteur kan afronden. Een klus over meer dagen meldt hij per dag af, en reistijd met kilometers schrijft hij apart van werktijd. Of de monteur zelf meetekent en ter plekke een werkbon mag aanmaken, zet je zelf aan of uit.
- Eigen velden en snelteksten
- Vooraf zien wat er nodig is om af te ronden
- Reistijd en kilometers apart van werktijd
- Monteur tekent zelf mee, als je dat aanzet
Facturatie & cashflow
Facturen die weken na de opdracht de deur uit gaan.
Na goedkeuring van de werkbon staat de conceptfactuur automatisch klaar: uren, materiaal, betaallink en automatische herinneringen.
- Automatische factuur na goedkeuring
- Betaallinks & herinneringen
- Boekhoudkoppeling (Exact & Moneybird)
Geld en klant
Betaald krijgen zonder achteraan te bellen
Wat er na de oplevering gebeurt, en wat de klant zelf kan inzien en goedkeuren.
Contracten & terugkerende omzet
Zonder Solven: Onderhoudscontracten en abonnementen die iemand met de hand moet onthouden en factureren.
Leg het contract één keer vast — per maand, kwartaal of jaar, desgewenst gekoppeld aan één object — en elke periode staat de conceptfactuur vanzelf klaar. Bij sluiting pauzeer je het contract; bij verlenging gaat de afgesproken indexatie er vanzelf overheen.
- Maand-, kwartaal- of jaarfacturatie per contract
- Pauzeren bij sluiting, indexeren bij verlenging
- Signalering bij een gemiste periode of een verlopen contract
Automatische incasso met Solven Pay
Achter je geld aan bellen en betaallinks blijven najagen.
Klanten geven eenmalig een SEPA-machtiging af; daarna incasseert Solven openstaande facturen automatisch op de vervaldag, rechtstreeks op je eigen rekening via je gekoppelde Mollie-account.
- Eenmalige machtiging, daarna automatisch
- Geld op je eigen rekening (Mollie Connect)
- Transparant tarief: 0,5% + €0,25 per incasso
Klantportaal
Eindeloos mailen over status, akkoord en documenten.
Klanten bekijken offertes, keuren digitaal goed of wijzen af met reden, en volgen hun aanvraag in een beveiligd portaal.
- Digitaal akkoord met audit-trail
- Zelf een nieuwe toegangslink aanvragen
- Alle documenten op één plek
Klant op de hoogte
Klanten die bellen om te vragen wanneer de monteur komt en wat er gedaan is.
Zet je het aan, dan krijgt de klant per e-mail een bevestiging bij het inplannen, een herinnering vooraf en bericht als een afspraak vervalt. De afgeronde werkbon stuur je naar de ontvangers die je kiest, en hij staat in het klantportaal.
- Afspraakbevestiging en herinnering per e-mail
- Werkbon naar ontvangers die je kiest
- Afgeronde werkbon in het klantportaal
Sturen
Wat je erover heen legt
Cijfers, voorraad, installaties, sjablonen en de assistent: onderdelen die op de keten leunen in plaats van erin te zitten.
AI-assistent
Zonder Solven: Data zat, maar geen tijd om er iets mee te doen.
Stel vragen in gewone taal, laat teksten en samenvattingen schrijven en ontvang dagelijkse signalen over zaken die aandacht nodig hebben.
- Vragen over je eigen bedrijfsdata
- Dagelijkse signalering
- Tekstsuggesties voor offertes en mails
Rapportages & Business Intelligence
Sturen op onderbuik omdat cijfers verstopt zitten.
Dashboards voor omzet, marge, bezetting en prestaties per monteur, plus exports voor je accountant.
- Executive dashboard
- Marge- en omzetanalyse
- Prestaties per monteur
Materialen & voorraad
Materiaalverbruik dat nergens wordt vastgelegd.
Materialenbeheer met prijzen en EAN-code, voorraad per magazijn en per bus, verbruik per werkbon en automatische doorbelasting op de factuur.
- Materiaalcatalogus met EAN-code
- Bus per monteur met aanvullijst
- Automatisch op de factuur
Installaties & onderhoud
Een monteur die bij een installatie staat en niet weet wat er de vorige keer aan gedaan is.
Elke installatie heeft een eigen kaart met de gegevens van de typeplaat, een onderhoudsritme en een logboek van wat eraan gedaan is. Met een QR-sticker op de installatie opent de monteur die kaart op zijn telefoon.
- QR-sticker per installatie
- Onderhoudsritme met de volgende beurt
- Logboek per installatie
Sjablonen & huisstijl
Elke offerte en factuur ziet er nét anders uit.
Professionele PDF-sjablonen voor offertes, werkbonnen en facturen in je eigen huisstijl.
- Eigen logo en huisstijl
- PDF-export
- Consistente uitstraling
Verder
Wat hierbij hoort
De keten hierboven werkt hetzelfde voor eigen monteurs en voor ingehuurde uitvoerders. Wat per vak verschilt zijn de vragen op de opname en de velden op de werkbon.
Onderaannemers
Werken met onderaannemers en ZZP’ers
Een eigen account per uitvoerder, een opdrachtbevestiging per klus en een dossier dat meegroeit. Op de aparte pagina staat ook wat de Nederlandse wetgeving over inhuur en ketenaansprakelijkheid erover zegt.
Beginnen
Kijken of dit bij jouw manier van werken past
In een demo lopen we je eigen keten door, van opname tot factuur, inclusief het deel dat je uitbesteedt. Wil je liever zelf rondkijken, dan zetten we een proefomgeving voor je klaar.
De proefperiode loopt op een einddatum af. Daarna kies je een pakket of stopt het.