Alle functies. Eén werkstroom.

Telefoon, mail en appje komen op drie plekken binnen.

Gaat mis: Een aanvraag die op een briefje bij één persoon ligt, wordt pas gemist als de klant belt waarom er niemand is geweest.

Heen en weer bellen over een moment dat allebei schikt.

Gaat mis: Niemand thuis bij aankomst: de rit is gereden, het uur is weg en de afspraak moet opnieuw.

Maten en typenummers op een blocnote, foto’s in de camerarol.

Gaat mis: Wat niet is opgeschreven, blijkt op de dag van uitvoering — en dan staat de monteur er met het verkeerde materiaal.

De opname wordt ’s avonds overgetypt in Word of Excel.

Gaat mis: De offerte blijft liggen tot de opname niet meer vers is, en wat er op locatie besproken is wordt een herinnering.

Verstuurd als bijlage, en dan wachten.

Gaat mis: Je belt achter een offerte aan die de klant niet eens heeft geopend — of die allang bij iemand anders lag.

Een ja in een mail of aan de telefoon.

Gaat mis: Bij een meningsverschil staat jouw woord tegenover dat van de klant, en het meerwerk is niet te onderbouwen.

Een whiteboard of een tabblad, en losse appjes voor wie je inhuurt.

Gaat mis: Twee opdrachten op dezelfde monteur op hetzelfde moment; er wordt een klant afgebeld op de ochtend zelf.

Kantoor belt de monteur om te vragen waar hij is.

Gaat mis: Kantoor kan de klant niet zeggen of er nog iemand komt, terwijl die er een dagdeel voor heeft vrijgehouden.

Een papieren bon, ingevuld tussen het werk door.

Gaat mis: Uren en materiaal worden ’s avonds uit het hoofd gereconstrueerd, en bij twijfel naar beneden afgerond.

Een krabbel op de bon, als er iemand is om te tekenen.

Gaat mis: Is er niemand, dan gebeurt er niets — en achteraf gaat de discussie over de vraag óf er is opgeleverd zoals afgesproken.

De bon wordt overgetypt; bij wat onleesbaar is wordt gegokt.

Gaat mis: Meerwerk dat niemand opschreef, komt niet op de factuur. Dat is werk dat is gedaan en niet is betaald.

De factuur gaat eruit als er tijd voor is.

Gaat mis: Hoe later de factuur, hoe later het geld — en hoe vaker de klant eerst wil weten waar het bedrag vandaan komt.

De bankrekening en een lijstje dat iemand bijhoudt.

Gaat mis: Een factuur die vervalt zonder dat iemand het ziet; herinneren begint pas als het opvalt.

Bonnetjes in het dashboardkastje tot de aangifte.

Gaat mis: Een bon die vervaagt of kwijtraakt, is een kostenpost die niet meer te onderbouwen is.

Zijn factuur komt los binnen en wordt naast de klus gelegd.

Gaat mis: Er wordt betaald zonder dat iemand ernaast heeft gelegd wat er op die opdracht werkelijk is gedaan.

Wat er vorig jaar is vervangen, zit in het hoofd van de monteur die er toen was.

Gaat mis: Die monteur werkt er niet meer, en de volgende begint bij de installatie opnieuw bij nul.

Een aantekening in de agenda, of helemaal niets.

Gaat mis: Onderhoud dat een ronde overslaat, merk je pas bij de storing die eruit volgt.

Elke maand of elk kwartaal dezelfde factuur opnieuw opmaken, uit een lijstje of uit het hoofd.

Gaat mis: Dat een periode is overgeslagen, valt niemand op: er ontbreekt geen opdracht, alleen omzet die niet gefactureerd is.