Algemene voorwaarden

Over deze versie

Dit is versie 2.0. Zij geldt voor overeenkomsten die vanaf 20 oktober 2026 worden gesloten. Voor klanten met een bestaande overeenkomst verloopt de overgang volgens artikel 11 van versie 1.0: deze versie gaat in dertig dagen nadat Solven haar heeft aangekondigd, of eerder wanneer de eigenaar van het account haar in de app bevestigt. Artikel 20 van deze versie geldt voor wijzigingen die hierna komen. Wat er ten opzichte van versie 1.0 is veranderd, staat onderaan deze pagina; eerdere versies sturen wij op verzoek toe.

1. Definities

• Solven: Solven Systems, eenmanszaak, gevestigd te Almere, ingeschreven bij de KvK onder nummer 66754755.
• Klant: de onderneming of organisatie die met Solven een Overeenkomst sluit.
• Overeenkomst: de afspraken tussen Solven en de Klant over de Dienst, met alle onderdelen genoemd in artikel 2.3.
• Dienst: het Solven-platform — de webapplicatie, de mobiele app, het klantportaal en de API — met de bijbehorende diensten, zoals support.
• Pakket: het gekozen abonnement (Solo, Starter, Growth, Core, Intelligence of Enterprise) met de bijbehorende functies, inbegrepen Gebruikers en limieten.
• Gebruiker: een natuurlijke persoon die namens de Klant toegang heeft tot de Dienst.
• Klantgegevens: alle gegevens die de Klant of zijn Gebruikers in de Dienst invoeren of door de Dienst laten verwerken, waaronder persoonsgegevens.
• Factuurperiode: de periode waarvoor vooraf wordt gefactureerd: een maand of een jaar.
• Schriftelijk: op papier of per e-mail, en elke digitale ondertekening of bevestiging in de Dienst.
• Werkdag: maandag tot en met vrijdag van 9.00 tot 17.00 uur Nederlandse tijd, behalve op algemeen erkende Nederlandse feestdagen.

2. Toepasselijkheid en rangorde

2.1 Deze voorwaarden gelden voor elk aanbod van Solven, elke Overeenkomst en elk gebruik van de Dienst.

2.2 Inkoop- of andere voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing. Afwijkingen van deze voorwaarden gelden alleen als ze Schriftelijk zijn overeengekomen.

2.3 De Overeenkomst bestaat uit (a) de getekende abonnementsovereenkomst of de bevestiging van de aanmelding, (b) de verwerkersovereenkomst en (c) deze voorwaarden. Spreken die elkaar tegen, dan gaat het eerdergenoemde onderdeel voor. Voor de verwerking van persoonsgegevens gaat de verwerkersovereenkomst altijd voor.

2.4 Is een bepaling nietig of wordt zij vernietigd, dan blijven de overige bepalingen gelden. Partijen vervangen de bepaling dan door een geldige bepaling die het doel ervan zo dicht mogelijk benadert.

3. Totstandkoming

3.1 Een aanbod van Solven is vrijblijvend, tenzij er een termijn in staat. Een abonnementsovereenkomst die Solven ter ondertekening aanbiedt, geldt tot de datum die erop staat, en anders dertig dagen.

3.2 De Overeenkomst komt tot stand wanneer de Klant zich via de website of de app aanmeldt, of wanneer hij een abonnementsovereenkomst ondertekent. Wie zich aanmeldt of tekent, verklaart bevoegd te zijn de Klant daarbij te vertegenwoordigen.

3.3 De Dienst is bestemd voor ondernemers die handelen in de uitoefening van hun beroep of bedrijf. Regels die alleen consumenten beschermen zijn niet van toepassing.

4. De Dienst

4.1 Solven levert de Dienst als online dienst (software-as-a-service). De Klant krijgt voor de duur van de Overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de Dienst te gebruiken voor zijn eigen bedrijfsvoering, binnen de functies en limieten van zijn Pakket. Hij mag dat recht niet in sublicentie geven.

4.2 Wat een Pakket omvat — functies, inbegrepen Gebruikers, AI-tegoed en beschikbare add-ons — staat op de prijzenpagina en in de app.

4.3 Solven ontwikkelt de Dienst voortdurend door en mag functies toevoegen, wijzigen of vervangen. Verdwijnt een functie die voor de Klant wezenlijk is zonder gelijkwaardig alternatief, dan meldt Solven dat ten minste dertig dagen vooraf en mag de Klant de Overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

4.4 Koppelingen met diensten van derden — zoals boekhoudpakketten, betaaldiensten en e-mail — lopen via die derden, en op hun dienst zijn hun eigen voorwaarden van toepassing. Solven spant zich in een koppeling werkend te houden, maar staat niet in voor de beschikbaarheid van die diensten of voor wijzigingen die zij aanbrengen.

4.5 Functies die rekenen, signaleren of voorstellen doen — zoals calculaties, planning, AI-functies, signalen bij de inzet van onderaannemers en de registratie van koudemiddelen en F-gassen — ondersteunen de Klant, maar zijn geen juridisch, fiscaal of technisch advies. De Klant blijft verantwoordelijk voor zijn beslissingen en voor het naleven van de regels die voor hem gelden.

4.6 Welke AI-functies beschikbaar zijn, hangt af van het Pakket en van wat Solven heeft ingeschakeld; de verwerkersovereenkomst noemt de dienstverleners die daarvoor worden ingezet. De uitkomst van een AI-functie kan onjuist of onvolledig zijn; de Klant controleert die voordat hij erop vertrouwt of haar naar een ander stuurt. Solven laat Klantgegevens niet gebruiken om AI-modellen te trainen.

5. Proefperiode

5.1 De Klant kan beginnen met een kosteloze proefperiode van veertien dagen, voor het pakket Enterprise dertig dagen, tenzij anders afgesproken. Daarvoor zijn geen betaalgegevens nodig.

5.2 De proefperiode loopt niet vanzelf over in een betaald abonnement. Aan het einde ervan wordt het account opgeschort, tenzij de Klant het abonnement activeert. De Klant is de abonnementsprijs pas verschuldigd vanaf die activering.

5.3 Na de opschorting blijven de Klantgegevens bewaard zoals beschreven in artikel 14, zodat de Klant later kan doorgaan of zijn gegevens kan exporteren.

5.4 Solven mag een proefperiode weigeren of beëindigen bij misbruik.

6. Gebruikers en accounts

6.1 Elk account is persoonlijk. De Klant zorgt ervoor dat Gebruikers hun inloggegevens geheimhouden en niet delen, en dat hun rol en rechten passen bij hun taak. Solven raadt aan tweestapsverificatie in te schakelen.

6.2 De Klant is verantwoordelijk voor wat er via de accounts van zijn Gebruikers gebeurt. Hij meldt misbruik, of een vermoeden daarvan, direct aan Solven.

6.3 Een Pakket bevat een aantal Gebruikers. Daarboven kan de Klant extra Gebruikers afnemen tegen het tarief op de prijzenpagina, behalve op het pakket Solo.

7. Acceptabel gebruik

7.1 Het is niet toegestaan de Dienst te gebruiken:

• in strijd met de wet, of om (persoons)gegevens te verwerken zonder geldige grondslag;
• om zonder toestemming toegang te krijgen tot systemen of gegevens, of om de beveiliging, de scheiding tussen klanten of de rolrechten te omzeilen;
• op een manier die de Dienst verstoort of overbelast, zoals het overschrijden van de API-limieten of het geautomatiseerd uitlezen van de Dienst buiten de API;
• om malware, onrechtmatige of inbreukmakende inhoud op te slaan of te verspreiden, of om ongevraagde berichten (spam) te versturen;
• om de Dienst na te bouwen, te decompileren of door te verkopen, behalve voor zover de wet dat dwingend toestaat.

7.2 Voor AI-tegoed, de AI Inbox en de API gelden per Pakket redelijke limieten, die in de app staan. Solven mag gebruik daarboven begrenzen.

7.3 Bij een overtreding mag Solven de toegang beperken of opschorten, na een waarschuwing, of zonder waarschuwing wanneer direct ingrijpen nodig is om schade te voorkomen.

8. Prijzen

8.1 De prijzen staan op de prijzenpagina of in de abonnementsovereenkomst. Alle prijzen zijn in euro’s en exclusief btw.

8.2 Een prijs in een getekende abonnementsovereenkomst geldt voor het daarin genoemde Pakket en aantal Gebruikers.

8.3 Solven mag haar prijzen wijzigen. Een verhoging kondigt Solven ten minste dertig dagen voor de ingangsdatum Schriftelijk aan; zij geldt vanaf de eerste Factuurperiode die na die datum begint. Is de Klant het er niet mee eens, dan kan hij opzeggen tegen de ingangsdatum. Een prijsgarantie die Schriftelijk is afgesproken, gaat voor.

8.4 Een hoger Pakket of extra Gebruikers gaan direct in; het verschil voor de rest van de lopende Factuurperiode wordt naar rato gefactureerd. Een lager Pakket gaat ook direct in, zonder creditering van de lopende periode. Minder Gebruikers of het stopzetten van een add-on gaat in bij de volgende Factuurperiode.

9. Facturatie en betaling

9.1 Solven factureert vooraf per Factuurperiode, voor het eerst bij de activering van het abonnement. Een jaarabonnement kost tien maandprijzen.

9.2 De Klant betaalt binnen veertien dagen na de factuurdatum, via de betaallink bij de factuur of, als dat is afgesproken, per automatische incasso. Facturen worden elektronisch verstuurd.

9.3 Is een factuur niet op tijd betaald, dan stuurt Solven herinneringen. Is zij dertig dagen na de vervaldatum nog niet betaald, dan mag Solven de toegang tot de Dienst opschorten tot er is betaald. De Klantgegevens blijven in die periode bewaard.

9.4 Vanaf de vervaldatum is de Klant zonder nadere ingebrekestelling de wettelijke handelsrente verschuldigd. Moet Solven de vordering uit handen geven, dan komen de redelijke buitengerechtelijke incassokosten volgens de wettelijke staffel voor rekening van de Klant.

9.5 Bezwaar tegen een factuur maakt de Klant binnen dertig dagen na de factuurdatum Schriftelijk kenbaar. Het onbetwiste deel betaalt hij op tijd.

10. Looptijd en opzegging

10.1 De Overeenkomst geldt voor onbepaalde tijd. Het abonnement loopt per Factuurperiode, vanaf de activering.

10.2 De Klant kan op elk moment opzeggen, in de app (Abonnement → Abonnement opzeggen) of Schriftelijk via support@solvensystems.nl. Er is geen opzegtermijn: het abonnement eindigt aan het einde van de lopende Factuurperiode, en tot dan blijft de Dienst beschikbaar. Opzeggen tijdens de proefperiode beëindigt de toegang direct.

10.3 Een gefactureerde Factuurperiode wordt niet terugbetaald, ook niet gedeeltelijk en ook niet bij een jaarabonnement, tenzij Solven de Overeenkomst opzegt zonder dat de Klant tekortschiet; dan betaalt Solven het vooruitbetaalde bedrag over de resterende periode naar rato terug.

10.4 Solven kan de Overeenkomst opzeggen met een opzegtermijn van ten minste drie maanden, tegen het einde van een Factuurperiode.

11. Opschorting en ontbinding

11.1 Solven mag de Dienst geheel of gedeeltelijk opschorten als de Klant zijn verplichtingen niet nakomt, als dat nodig is om een ernstig beveiligingsrisico af te wenden, of als de wet dat vereist. Solven beperkt de opschorting tot wat nodig is en heft haar op zodra de reden is vervallen.

11.2 Elke partij mag de Overeenkomst met onmiddellijke ingang Schriftelijk ontbinden als de andere partij een wezenlijke verplichting niet nakomt en dat niet binnen dertig dagen na een Schriftelijke ingebrekestelling herstelt, of als de andere partij failliet wordt verklaard, surseance van betaling krijgt of haar onderneming beëindigt.

12. Beschikbaarheid, onderhoud en support

12.1 Solven streeft naar een beschikbaarheid van de Dienst van 99,5% per kalendermaand, gemeten aan de bereikbaarheid van de webapplicatie en de API, buiten aangekondigd onderhoud en overmacht. Dit is een inspanningsverplichting: bij onderschrijding heeft de Klant geen recht op een vergoeding, tenzij dat Schriftelijk is afgesproken. De actuele status staat op solvensystems.nl/status.

12.2 Gepland onderhoud dat de Dienst merkbaar onderbreekt, voert Solven zo veel mogelijk buiten Werkdagen uit en kondigt het ten minste twee Werkdagen vooraf per e-mail aan. Dringend onderhoud, zoals een beveiligingsupdate, kan zonder aankondiging plaatsvinden.

12.3 Support is bereikbaar via support@solvensystems.nl en het supportcenter in de app, op Werkdagen. Solven reageert op een storing waardoor de Dienst onbruikbaar is binnen vier werkuren, en op andere meldingen binnen één Werkdag, en werkt daarna zonder onnodige vertraging aan een oplossing. Voor het pakket Enterprise kunnen Schriftelijk andere afspraken worden gemaakt.

12.4 Solven maakt dagelijks een back-up van de Klantgegevens en bewaart die dertig dagen. Een back-up dient voor herstel na een storing of incident, niet om afzonderlijke gegevens terug te zetten die de Klant zelf heeft verwijderd.

12.5 Updates en nieuwe versies van de Dienst en de mobiele app zijn inbegrepen. De Klant gebruikt een actuele, ondersteunde browser.

13. Beveiliging

13.1 Solven neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de Dienst en de Klantgegevens te beveiligen. Die staan beschreven in de verwerkersovereenkomst.

13.2 De Klant beveiligt zijn eigen apparaten, netwerk en accounts, en houdt het beheer van zijn Gebruikers op orde.

14. Klantgegevens, export en het einde van de Overeenkomst

14.1 De Klantgegevens blijven van de Klant. Solven gebruikt ze alleen om de Dienst te leveren, te beveiligen en te ondersteunen, en zoals de verwerkersovereenkomst beschrijft. Gegevens over het gebruik van de Dienst — zoals welke functies worden gebruikt — mag Solven in geanonimiseerde vorm gebruiken om de Dienst te verbeteren.

14.2 De eigenaar van het account kan de Klantgegevens op elk moment zelf exporteren via de instellingen in de app, als zip-bestand met de gegevens en een zip-bestand met de bestanden, zoals foto’s en documenten.

14.3 Na het einde van de Overeenkomst, en na de opschorting aan het einde van een proefperiode, bewaart Solven de Klantgegevens nog, zodat de Klant ze kan exporteren of het abonnement kan hervatten. Op verzoek van de Klant verwijdert of anonimiseert Solven ze binnen dertig dagen; zonder verzoek uiterlijk zes maanden na het einde. Gegevens die Solven wettelijk moet bewaren, zoals haar eigen facturen aan de Klant, bewaart zij zo lang als de wet voorschrijft. De dagelijkse back-ups verlopen na dertig dagen; een back-up die Solven met de hand maakt, bijvoorbeeld vóór een herstel, verwijdert zij zodra die niet meer nodig is.

15. Persoonsgegevens

15.1 Voor de persoonsgegevens in de Klantgegevens is de Klant verwerkingsverantwoordelijke en Solven verwerker. Daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst, die deel uitmaakt van de Overeenkomst.

15.2 Voor de gegevens die Solven over de Klant zelf verwerkt — account, contactpersonen, facturatie — is Solven verwerkingsverantwoordelijke. Hoe Solven daarmee omgaat staat in de privacyverklaring.

15.3 De Klant zorgt ervoor dat hij een grondslag heeft voor de verwerkingen die hij met de Dienst laat uitvoeren, en dat hij de betrokkenen informeert — bijvoorbeeld zijn medewerkers wanneer hij locatiebepaling in de app gebruikt.

16. Intellectueel eigendom

16.1 Alle intellectuele-eigendomsrechten op de Dienst, de software, de documentatie en de vormgeving berusten bij Solven of haar licentiegevers. Deze voorwaarden dragen geen van die rechten over.

16.2 De Klant behoudt alle rechten op de Klantgegevens en geeft Solven het gebruiksrecht dat nodig is om de Dienst te leveren.

16.3 Suggesties en feedback van de Klant over de Dienst mag Solven vrij gebruiken, zonder vergoeding.

16.4 Stelt een derde dat de Dienst inbreuk maakt op zijn rechten, dan mag Solven de Dienst aanpassen of het betreffende onderdeel vervangen. Is dat redelijkerwijs niet mogelijk, dan mag Solven dat onderdeel beëindigen en betaalt zij het vooruitbetaalde bedrag daarvoor naar rato terug.

17. Vertrouwelijkheid

Partijen houden vertrouwelijke informatie van de ander geheim, tijdens de Overeenkomst en twee jaar daarna, en gebruiken haar alleen voor de uitvoering van de Overeenkomst. Dat geldt niet voor informatie die al openbaar was, die een partij zelf rechtmatig had, of die zij op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak moet verstrekken.

18. Aansprakelijkheid

18.1 Solven is alleen aansprakelijk voor directe schade door een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst, en tot ten hoogste het bedrag dat de Klant in de twaalf maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis aan Solven heeft betaald, exclusief btw. Een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis.

18.2 Onder directe schade valt alleen: de redelijke kosten om de prestatie van Solven alsnog aan de Overeenkomst te laten beantwoorden, en de redelijke kosten om de schade vast te stellen en te beperken.

18.3 Solven is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, bedrijfsstagnatie, boetes en schade door verlies of beschadiging van gegevens voor zover die niet uit de back-ups van Solven te herstellen zijn.

18.4 De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Solven.

18.5 Aansprakelijkheid ontstaat alleen als de Klant Solven direct en Schriftelijk in gebreke stelt met een redelijke termijn om de tekortkoming te herstellen, en Solven ook daarna toerekenbaar tekortschiet, tenzij nakoming blijvend onmogelijk is. Een vordering vervalt twaalf maanden nadat zij is ontstaan.

18.6 De Klant vrijwaart Solven voor aanspraken van derden, waaronder betrokkenen en toezichthouders, die voortkomen uit de Klantgegevens of uit gebruik van de Dienst in strijd met de Overeenkomst of de wet.

19. Overmacht

Geen van de partijen hoeft een verplichting na te komen die zij door overmacht niet kan nakomen. Onder overmacht valt ook: storingen in internet, elektriciteit of telecommunicatie, storingen bij hosting- en andere dienstverleners waarop Solven redelijkerwijs mag vertrouwen, cyberaanvallen ondanks passende maatregelen, en overheidsmaatregelen. Duurt de overmacht langer dan zestig dagen, dan mag elke partij de Overeenkomst Schriftelijk ontbinden, zonder schadevergoeding.

20. Wijziging van deze voorwaarden

20.1 Solven mag deze voorwaarden wijzigen. Zij kondigt een wijziging ten minste dertig dagen voor de ingangsdatum aan, per e-mail of in de app.

20.2 Is een wijziging wezenlijk in het nadeel van de Klant, dan mag de Klant de Overeenkomst opzeggen tegen de ingangsdatum.

20.3 Een wijziging in de aansprakelijkheid, in de verdeling van de verantwoordelijkheid voor persoonsgegevens, of in wat er met de Klantgegevens gebeurt, legt Solven aan de eigenaar van het account ter uitdrukkelijke bevestiging voor in de app. Elke versie van deze voorwaarden is genummerd, en Solven legt vast wie welke versie wanneer heeft bevestigd.

20.4 Een wijziging die door de wet wordt vereist, kan eerder ingaan.

21. Overige bepalingen

21.1 De Klant mag zijn rechten en plichten uit de Overeenkomst alleen met Schriftelijke toestemming van Solven overdragen. Solven mag de Overeenkomst overdragen bij de overdracht of omzetting van haar onderneming, bijvoorbeeld naar een besloten vennootschap; zij meldt dat de Klant vooraf.

21.2 Solven communiceert met de Klant via het e-mailadres van de eigenaar van het account en via de app.

21.3 De gegevens in de systemen en logboeken van Solven gelden als bewijs, behoudens tegenbewijs door de Klant.

21.4 Bepalingen die naar hun aard blijven gelden na het einde van de Overeenkomst — zoals over vertrouwelijkheid, aansprakelijkheid, intellectueel eigendom en Klantgegevens — blijven daarna gelden.

21.5 Deze voorwaarden zijn ook in het Engels beschikbaar. Bij verschil gaat de Nederlandse tekst voor.

22. Toepasselijk recht en geschillen

Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing; het Weens Koopverdrag is uitgesloten. Partijen proberen een geschil eerst samen op te lossen. Lukt dat niet, dan wordt het voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Midden-Nederland.

Wat er in versie 2.0 is veranderd

• Proefperiode (art. 5): loopt niet vanzelf over in een betaald abonnement; de prijs is pas verschuldigd na activering.
• Facturatie en betaling (art. 9): vooraf per maand of jaar, betaling binnen veertien dagen, opschorting na dertig dagen achterstand, handelsrente en incassokosten.
• Opzeggen (art. 10): zonder opzegtermijn tegen het einde van de lopende Factuurperiode, zonder restitutie; ook bij een jaarabonnement.
• Prijswijzigingen (art. 8): ten minste dertig dagen vooraf aangekondigd, met het recht op te zeggen.
• Dienstniveaus (art. 12): streefwaarde 99,5%, onderhoud, reactietijden van support en back-ups staan nu in de voorwaarden zelf.
• Klantgegevens (art. 14): export op elk moment; verwijdering binnen dertig dagen na een verzoek en uiterlijk zes maanden na het einde.
• Aansprakelijkheid (art. 18): dezelfde grens van twaalf maanden, nu uitgewerkt met wat directe schade is, ingebrekestelling, vervaltermijn en aanspraken van derden.
• Nieuw: totstandkoming, acceptabel gebruik, AI-functies, geen advies, vertrouwelijkheid, overmacht, overdracht en de rangorde van de documenten.