Overstappen
Overstappen van een ander werkbonpakket
Het moment om te kiezen is meestal de verlenging van je huidige contract. Hier staat wat je vooraf nagaat, hoe de overstap verloopt en wat je zelf meeneemt naar Solven.
Vooraf
Wat je nagaat vóór je laatste opzegdag
Je verlengingsdatum
Kijk in je contract of op je laatste factuur wanneer het afloopt, en of het stilzwijgend verlengt als je niets doet.
Je opzegtermijn
Die bepaalt wanneer je uiterlijk moet opzeggen. Reken terug vanaf je verlengingsdatum en zet die dag in je agenda.
Of je je gegevens zelf kunt exporteren
Ga na of je je klanten, artikelen, adressen, installaties, contracten en openstaande werkbonnen zelf als bestand (.csv of .xlsx) kunt downloaden, en of daar kosten aan zitten. Vraag ook tot wanneer je na het opzeggen nog bij je gegevens kunt.
Zo verloopt het
Stap voor stap
1. Exporteer je gegevens
Haal uit je huidige pakket een bestand (.csv of .xlsx) per soort gegevens. Een groot bestand splits je in delen. Je huidige pakket kun je ondertussen gewoon blijven gebruiken.
2. Start een omgeving in Solven
Begin met een proefperiode of meteen betalend; dat kies je bij het aanmelden.
3. Importeer in volgorde
Op het scherm Data importeren laad je per soort een bestand. Begin met je klanten: locaties, installaties, contracten en werkbonnen verwijzen daarnaar.
4. Koppel de kolommen en controleer
Solven stelt voor welke kolom bij welk veld hoort. Je past dat aan of laat een kolom weg. Daarna volgt een controle waarbij nog niets wordt opgeslagen; een rij met een fout staat erbij met het regelnummer. Pas als de controle in orde is, start je de import.
5. Draai terug wat niet klopt
Een import van locaties, installaties, contracten of werkbonnen draai je per keer terug, zolang er in Solven nog niet op is voortgebouwd.
6. Zet je contracten aan
Geïmporteerde contracten komen binnen als concept en factureren nog niet. Je activeert ze zelf, per contract, op het moment dat je oude pakket ze niet meer factureert.
7. Zeg je oude contract op
Uiterlijk op de dag die je bij je opzegtermijn hebt uitgerekend, ook als de import dan nog niet klaar is. Ga na tot wanneer je na het opzeggen nog in je oude pakket kunt werken en exporteren.
Wat je meeneemt
Wat je zelf importeert
Deze gegevens laad je zelf in via het scherm Data importeren, als .csv- of .xlsx-bestand. Het scherm is er voor de eigenaar en de administratie, in elk pakket en in de proefperiode.
Klanten
Naam, adres en contactgegevens. Elke klant heeft in het bestand een eigen e-mailadres nodig; een klant die al in Solven staat met hetzelfde e-mailadres, wordt niet dubbel aangemaakt.
Artikelen
Je artikellijst met verkoopprijs, btw-tarief en eventueel artikelnummer en inkoopprijs.
Locaties
De adressen per klant, gekoppeld aan de klanten die je eerder importeerde.
Installaties en objecten
Per klant of locatie, met merk, type, serienummer en garantiedatum. Het bovenliggende object en de vrije velden uit je oude pakket blijven bij de installatie zichtbaar.
Onderhoudscontracten
Met looptijd, factuurperiode en bedrag. Ze komen binnen als concept en factureren pas als je ze zelf activeert.
Openstaande werkbonnen
Alleen werkbonnen die nog open staan. Staat er een e-mailadres van een monteur bij dat hoort bij een collega in Solven, dan staat die collega als monteur op de werkbon.
Wat niet meekomt
- Afgesloten werkbonnen en hun geschiedenis.
- Facturen, foto’s en bijlagen.
- Collega’s en onderaannemers: die voeg je zelf toe in Solven. Een bestand daarvan kun je laten controleren, maar niet importeren.
- Een rechtstreekse koppeling met je oude pakket: je werkt met een export.
Beginnen
Kijken of de overstap past
In een demo lopen we de overstap door aan de hand van je eigen situatie. Wil je liever zelf beginnen, start dan een proefomgeving en laat een bestand controleren voordat je iets importeert.
De proefperiode loopt op een einddatum af. Daarna kies je een pakket of stopt het.