Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk

Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via onze website en ons account-/salesproces worden verwerkt is Solven Systems, gevestigd te Almere (Nederland), ingeschreven bij de KvK onder nummer 66754755.

Voor de gegevens die klanten (tenants) in het platform verwerken, treedt Solven op als verwerker; daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst.

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

• Account- en contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, functie.
• Gebruiksgegevens: inloggegevens, logboeken, IP-adres, apparaat- en browserinformatie.
• Facturatiegegevens: bedrijfsgegevens, abonnement, betaalstatus (betalingen lopen via onze betaaldienstverlener).
• Communicatie: berichten die je ons stuurt via e-mail, contact- of demoformulieren.

2a. De monteur-app (Solven Technician)

Monteurs van bedrijven die Solven gebruiken, kunnen de app Solven Technician gebruiken. Het bedrijf dat de monteur heeft aangemaakt is verwerkingsverantwoordelijke voor wat de monteur in de app vastlegt. Solven verwerkt die gegevens in opdracht van dat bedrijf.

De app verstuurt naar Solven:

• het e-mailadres en wachtwoord om in te loggen;
• wat de monteur bij een opdracht vastlegt: uren, materiaal, foto’s, notities, checklistantwoorden, meerwerk, declaraties, en de handtekening en naam van de klant bij het afronden;
• als het bedrijf monteurs zelf werkbonnen laat aanmaken: de naam, het adres en het telefoonnummer van een nieuwe klant die de monteur daarbij invoert;
• berichten in de chat met kantoor, en — alleen als de monteur zelf op Opnemen tikt — spraakberichten en ingesproken notities bij een opdracht. Als de monteur op Uitschrijven tikt, worden ze uitgeschreven (zie hieronder); de audio kan daarna worden gewist;
• een willekeurig toestelnummer, dat met een handtekening meegaat om te kunnen zien vanaf welk toestel die is gezet;
• als de monteur meldingen toestaat, een pushtoken om meldingen te kunnen sturen;
• als het bedrijf het heeft aangezet, de positie van de monteur tijdens een rit naar de klant: tussen “Reis starten” en de aankomst, binnen werktijd, en alleen zolang de app open is. Posities worden na 24 uur verwijderd.

De app gebruikt de camera alleen als de monteur een foto maakt of een streepjescode scant, en de microfoon alleen als de monteur zelf op Opnemen tikt — nooit op de achtergrond, en de camera neemt geen geluid op. De locatie gebruikt hij nooit op de achtergrond. Er zitten geen advertenties en geen analysediensten in de app.

Een paar knoppen in de app gebruiken een externe AI- of spraakdienst. “Controleer wat er nog ontbreekt”, de assistent bij het afronden, “Velden voorstellen” en “Bon uitlezen” sturen de tekst van de opdracht, notities, foto’s of een foto van de bon naar Anthropic (Verenigde Staten). “Uitschrijven” stuurt een opname naar een spraakdienst. Die diensten verwerken dat in opdracht van Solven. De app vraagt de monteur eerst om toestemming, en die is in te trekken op het tabblad Account.

Pushmeldingen lopen via de pushdienst van Expo, en daarna via Apple of Google. Een melding kan de naam en het adres van een klant bevatten. Als er in de app een fout optreedt, kan een foutrapport (toestel, besturingssysteem, versie, foutmelding) naar Sentry gaan. Dat rapport is niet aan de naam van de monteur gekoppeld.

In de app kan de monteur zijn account deactiveren, op het tabblad Account met “Account verwijderen”. Het verwijderen van gegevens loopt via de werkgever, of via info@solvensystems.nl.

3. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens om de dienst te leveren en te beheren (uitvoering van de overeenkomst), om te factureren en fraude te voorkomen (wettelijke plicht en gerechtvaardigd belang), om support en communicatie te bieden (uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang) en om de dienst te beveiligen en te verbeteren (gerechtvaardigd belang).

4. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig; een dagelijkse geautomatiseerde retentie-taak dwingt dit af. Concreet: AI-gesprekken worden na 90 dagen geschoond, verzonden e-mailteksten na 12 maanden geredigeerd, en de persoonsgegevens van verwijderde klanten 30 dagen na verwijdering geanonimiseerd. Account- en gebruiksgegevens bewaren wij gedurende de looptijd van de overeenkomst en verwijderen of anonimiseren wij daarna binnen dertig dagen na een verzoek, en anders uiterlijk zes maanden na het einde. Facturatiegegevens bewaren wij zeven jaar, zoals de fiscale bewaarplicht vraagt. Het auditlog, dat alleen kan worden aangevuld en vastlegt wie wat wanneer heeft gedaan, bewaren wij zolang dat nodig is voor de beveiliging en als bewijs.

5. Delen met derden en sub-verwerkers

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij schakelen dienstverleners (sub-verwerkers) in die gegevens voor ons verwerken, en maken met elk van hen de afspraken die de AVG vraagt.

Voor onze eigen administratie, verkoop en support zijn dat onder meer: Contabo (hosting, Duitsland), TransIP (e-mail en bestandsopslag, Nederland), Mollie (betalingen, Nederland), Anthropic (AI, Verenigde Staten — onder meer voor het samenvatten van supportverzoeken), Expo (pushmeldingen van de monteur-app, Verenigde Staten) en Sentry (foutrapporten van de app). Voor de gegevens die klanten in het platform verwerken, staat de volledige lijst in bijlage 3 van de verwerkersovereenkomst.

6. Doorgifte buiten de EER

Wij streven ernaar gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Vindt doorgifte naar een land buiten de EER plaats, dan gebeurt dit uitsluitend met passende waarborgen zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling van verkeer, rolgebaseerde toegang, strikte scheiding tussen bedrijven, twee-factor-authenticatie en logging. Zie ook onze beveiligingspagina.

8. Jouw rechten

• Recht op inzage, correctie en verwijdering van je gegevens.
• Recht op beperking van en bezwaar tegen de verwerking.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (dataportabiliteit).
• Recht om een gegeven toestemming in te trekken.

9. Cookies

Onze website gebruikt uitsluitend functionele cookies. Zie onze cookieverklaring voor details.

10. Contact en klachten

Voor vragen of om een recht uit te oefenen, mail naar info@solvensystems.nl. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.