Verwerkersovereenkomst

Over deze versie

Dit is versie 2.0, geldig vanaf 20 oktober 2026, onder dezelfde ingangsregeling als de algemene voorwaarden (artikel 20 daarvan). Begrippen uit de AVG hebben de betekenis die de AVG eraan geeft; de overige begrippen met een hoofdletter die van de algemene voorwaarden.

1. Rollen en onderwerp

1.1 Voor de persoonsgegevens in de Klantgegevens is de Klant verwerkingsverantwoordelijke en Solven verwerker.

1.2 Solven verwerkt die gegevens om de Dienst te leveren, zoals gespecificeerd in Bijlage 1, en niet voor eigen doeleinden.

2. Duur

Deze verwerkersovereenkomst geldt zolang Solven persoonsgegevens voor de Klant verwerkt, dus ook na het einde van de Overeenkomst totdat de gegevens zijn verwijderd of geanonimiseerd (artikel 10).

3. Instructies

3.1 Solven verwerkt de persoonsgegevens alleen op Schriftelijke instructie van de Klant. De Overeenkomst, de instellingen die de Klant in de Dienst kiest en het gebruik dat hij van de functies maakt, gelden als die instructie.

3.2 Vindt Solven dat een instructie in strijd is met de AVG, dan meldt zij dat de Klant direct.

3.3 Moet Solven gegevens verwerken op grond van een wettelijke verplichting, dan informeert zij de Klant daarover vooraf, tenzij de wet dat verbiedt.

4. Geheimhouding en toegang

4.1 Iedereen die namens Solven toegang heeft tot de persoonsgegevens, is tot geheimhouding verplicht.

4.2 Solven kijkt alleen in de omgeving van de Klant wanneer dat nodig is voor support, beheer of de afhandeling van een incident. Meekijken in een account is tijdgebonden en wordt vastgelegd in het auditlog.

5. Beveiliging

5.1 Solven neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en onrechtmatige verwerking, zoals artikel 32 AVG vraagt. Bijlage 2 beschrijft ze.

5.2 Solven mag de maatregelen aanpassen, zolang het beveiligingsniveau niet daalt.

6. Subverwerkers

6.1 De Klant geeft Solven algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. Bijlage 3 noemt de subverwerkers die Solven nu inzet, met hun taak en de plaats van verwerking.

6.2 Solven legt elke subverwerker ten minste dezelfde verplichtingen op als in deze verwerkersovereenkomst staan, en blijft tegenover de Klant verantwoordelijk voor hun nakoming.

6.3 Een nieuwe of vervangende subverwerker kondigt Solven ten minste dertig dagen vooraf aan, per e-mail of in de app, en zij werkt Bijlage 3 bij. De Klant kan binnen die termijn met redenen bezwaar maken. Vinden partijen geen oplossing, dan mag de Klant de Overeenkomst kosteloos opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

7. Doorgifte buiten de EER

Solven geeft persoonsgegevens alleen door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte als daarvoor passende waarborgen gelden: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (waaronder het EU-VS Data Privacy Framework voor gecertificeerde ontvangers) of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. Bijlage 3 laat zien waar dat het geval is.

8. Bijstand aan de Klant

8.1 De Dienst bevat functies waarmee de Klant zelf verzoeken van betrokkenen kan afhandelen: gegevens van een klant of gebruiker exporteren, corrigeren en wissen of anonimiseren. Waar dat niet volstaat, helpt Solven de Klant binnen redelijke grenzen.

8.2 Krijgt Solven een verzoek van een betrokkene rechtstreeks, dan stuurt zij het door naar de Klant en handelt zij het niet zelf af.

8.3 Solven verstrekt de informatie die de Klant redelijkerwijs nodig heeft voor een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) of een voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens.

8.4 Voor bijstand die verder gaat dan de functies van de Dienst en een redelijke inspanning, mag Solven redelijke kosten in rekening brengen, na overleg vooraf.

9. Inbreuken in verband met persoonsgegevens (datalekken)

9.1 Solven meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens die de Klantgegevens raakt zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen 48 uur nadat zij die heeft ontdekt, aan het e-mailadres van de eigenaar van het account.

9.2 De melding beschrijft, voor zover bekend: de aard van de inbreuk, de betrokken categorieën en de geschatte aantallen betrokkenen en gegevens, de waarschijnlijke gevolgen, de maatregelen die Solven heeft genomen of voorstelt, en een contactpersoon. Wat nog niet bekend is, vult Solven aan zodra zij het weet.

9.3 De Klant beslist of hij de inbreuk meldt aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de betrokkenen. Solven meldt een inbreuk in de Klantgegevens niet zelf aan hen, tenzij de wet haar daartoe verplicht.

9.4 Solven legt elke inbreuk vast, met de feiten, de gevolgen en de genomen maatregelen.

10. Teruggave en verwijdering

10.1 De Klant kan de Klantgegevens op elk moment zelf exporteren (artikel 14.2 van de algemene voorwaarden).

10.2 Na het einde van de Overeenkomst verwijdert of anonimiseert Solven de persoonsgegevens binnen dertig dagen na een verzoek van de Klant, en zonder verzoek uiterlijk zes maanden na het einde. Op verzoek bevestigt Solven de verwijdering Schriftelijk.

10.3 Kopieën in de dagelijkse back-ups verlopen na dertig dagen; een back-up die Solven met de hand maakt, bijvoorbeeld vóór een herstel, verwijdert zij zodra die niet meer nodig is. Gegevens die Solven wettelijk moet bewaren, bewaart zij zo lang als de wet voorschrijft. Het auditlog, dat vastlegt wie wat wanneer in de Dienst heeft gedaan, bewaart Solven zolang dat nodig is voor de beveiliging en als bewijs; zij gebruikt het voor niets anders.

11. Informatie en audits

11.1 Solven stelt de Klant op verzoek alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat zij deze verwerkersovereenkomst naleeft, waaronder een beschrijving van haar beveiligingsbeleid.

11.2 Volstaat die informatie niet, dan mag de Klant ten hoogste eenmaal per jaar een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige die tot geheimhouding is verplicht. De Klant kondigt de audit ten minste dertig dagen vooraf aan; zij vindt plaats op Werkdagen en verstoort de Dienst niet.

11.3 De kosten van een audit zijn voor de Klant, tenzij de audit een wezenlijke tekortkoming van Solven aantoont. Solven herstelt een vastgestelde tekortkoming zo snel als redelijkerwijs mogelijk. Een audit door een toezichthouder is altijd mogelijk.

12. Aansprakelijkheid en overige bepalingen

12.1 Voor de aansprakelijkheid onder deze verwerkersovereenkomst geldt artikel 18 van de algemene voorwaarden.

12.2 Wijzigingen van deze verwerkersovereenkomst verlopen volgens artikel 20 van de algemene voorwaarden. Een nieuwe subverwerker valt onder artikel 6.3 hierboven.

12.3 Op deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing; geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Midden-Nederland.

Bijlage 1 — Specificatie van de verwerking

Doeleinden: het leveren van de Dienst, met name:

• klant- en relatiebeheer, intake, offertes en contracten;
• werkbonnen, planning, uitvoering en registratie (zoals foto’s, handtekeningen, metingen en koudemiddelregistratie);
• facturatie, betalingen en incasso;
• het klantportaal, e-mail en pushmeldingen;
• rapportages en, wanneer de Klant ze gebruikt, AI-functies, locatiebepaling van monteurs, onderaannemersbeheer en koppelingen met andere systemen.

Betrokkenen: klanten en contactpersonen van de Klant; leads van de Klant; Gebruikers en andere medewerkers van de Klant; onderaannemers van de Klant en hun medewerkers; leveranciers van de Klant.

Persoonsgegevens: naam, adres en contactgegevens; klant- en objectgegevens, zoals het installatieadres; opdracht-, planning-, werkbon- en factuurgegevens; betaalgegevens (betaalstatus, en bij incasso naam en IBAN); handtekeningen, foto’s, documenten, notities en spraaknotities; accountgegevens en het logboek van het gebruik (inlogmomenten, IP-adres, apparaat); locatiegegevens van Gebruikers tijdens ritten, als de Klant locatiebepaling inschakelt, en de locatie bij het in- en uitchecken op een klus; gegevens over onderaannemers en hun inzet.

Bijzondere persoonsgegevens: de Dienst is daar niet voor bedoeld, en evenmin voor het burgerservicenummer. De Klant voert ze niet in.

Bewaartermijnen: zolang de Overeenkomst loopt, en daarna volgens artikel 10. Daarbinnen gelden kortere termijnen die de Dienst zelf afdwingt: locatiegegevens tijdens ritten 24 uur (de locatie bij het in- en uitchecken hoort bij de registratie van die klus en volgt de bewaartermijn daarvan); gesprekken met de AI-assistent 90 dagen; de tekst van verzonden e-mails 12 maanden; klanten die de Klant heeft verwijderd worden na 30 dagen geanonimiseerd; dagelijkse back-ups 30 dagen.

Plaats van verwerking: in de EER — de servers in Duitsland, de objectopslag in Nederland — met de doorgiften die Bijlage 3 noemt.

Bijlage 2 — Beveiligingsmaatregelen

• Hosting op een eigen server in een datacenter in Duitsland; de database en de applicatie zijn niet rechtstreeks vanaf internet bereikbaar, alleen via een webserver met TLS.
• Versleuteling van al het verkeer met TLS, met HSTS en een strikt beveiligingsbeleid voor de browser (CSP). Database-back-ups in de objectopslag worden versleuteld opgeslagen.
• Strikte scheiding tussen klanten: elke databasevraag filtert op het bedrijf, met een tweede controle in de applicatielaag; voor de kerntabellen daarnaast beveiliging op rijniveau in de database.
• Rolgebaseerde toegang: elke functie is afgeschermd per rol, en de Klant bepaalt welke rol een Gebruiker heeft.
• Tweestapsverificatie (TOTP) voor alle Gebruikers beschikbaar en verplicht voor beheerders van Solven; wachtwoorden gehasht met Argon2; tijdelijke blokkade na herhaalde mislukte inlogpogingen; snelheidslimieten op de API en op inlogroutes.
• Een auditlog dat alleen kan worden aangevuld, niet gewijzigd, met een controleketen die wijziging aantoonbaar maakt.
• Dagelijkse back-ups, dertig dagen bewaard, met een geautomatiseerde hersteltest die regelmatig nagaat of een back-up ook werkelijk terug te zetten is. De leeftijd van de laatste back-up is openbaar te zien op de statuspagina.
• Geautomatiseerde toetsen bij elke wijziging, waaronder toetsen op de scheiding tussen klanten en op rolrechten, en een beveiligde uitrolstraat.
• Beperkte toegang voor Solven zelf: alleen wanneer nodig, tijdgebonden en vastgelegd in het auditlog.
• Een vastgelegde procedure voor incidenten en datalekken (zie artikel 9).

Bijlage 3 — Subverwerkers

Altijd betrokken bij de Dienst:

• Contabo GmbH — hosting van de servers, de database en de back-ups — alle Klantgegevens — Duitsland (EER).
• TransIP B.V. — objectopslag (Object Store, S3-compatibel) — bestanden van de Klant (foto’s, documenten, pdf’s) en versleutelde database-back-ups — Nederland.
• TransIP B.V. — verzending van e-mail vanuit de Dienst — ontvanger, inhoud en bijlagen van de e-mail — Nederland.
• Mollie B.V. — betaallinks en betalingen — bedrag en factuurnummer, en bij incasso naam en IBAN — Nederland.
• Expo (650 Industries, Inc.) — pushmeldingen en updates van de mobiele app; meldingen lopen via Apple en Google — apparaattoken, titel en tekst van de melding, IP-adres — Verenigde Staten (Data Privacy Framework of modelcontractbepalingen).
• GitHub, Inc. — de ontwikkel- en uitrolstraat, die beheertoegang heeft tot de productieomgeving — incidenteel gegevens in technische logboeken — Verenigde Staten (Data Privacy Framework of modelcontractbepalingen).

Alleen wanneer de functie in gebruik is: Anthropic Ireland, Limited, met verwerking door Anthropic, PBC — AI-functies, zoals de assistent, het lezen van bonnen en documenten en samenvattingen — de gegevens die voor de gevraagde taak nodig zijn — Verenigde Staten (modelcontractbepalingen). OpenAI, L.L.C. of Microsoft (Azure OpenAI) — de module AI Inbox — e-mails uit de gekoppelde mailbox — Verenigde Staten of EER. Functional Software, Inc. (Sentry) — foutrapportage — technische gegevens over de fout, zo veel mogelijk zonder inhoud — EU of Verenigde Staten (Data Privacy Framework).

Openbare diensten die de Dienst raadpleegt: Kadaster (PDOK Locatieserver) zet adressen om in coördinaten voor de kaart en de routeplanning — Nederland. Open-Meteo levert de weersverwachting in de planning op basis van de locatie van een project — Europa. Kaarten worden getoond met tegels van OpenStreetMap, die de browser van de Gebruiker rechtstreeks ophaalt — daarbij ziet OpenStreetMap het IP-adres en het kaartgebied.

Op initiatief van de Klant: koppelingen die de Klant zelf aanzet, zoals Exact Online, Moneybird, een Google- of Microsoft-mailbox voor de AI Inbox, en webhooks of de API naar eigen systemen. Daarmee stuurt de Klant gegevens naar een partij die hij zelf kiest en met wie hij zelf een overeenkomst heeft.